Кейс 1

Российская компания, находящаяся в городе Краснодаре, которая занимается оптовой и розничной торговлей метизами, специализируется на оптовой продаже разнообразных видов крепежа, а также изготавливает крепления абсолютно любой сложности в соответствии с чертежами заказчика, соответствующие собственным потребностям крепежи, в том числе и фундаментные анкерные болты. А также занимается по необходимости доставкой и организовывает перевозку в любую точку города и края.

Количество сотрудников, работающих в компании около 40 человек.

Используют программное обеспечение "1С:Управление торговлей 8", ред. 10.3.

При получении заказов от клиентов менеджеры компании делают запрос на завод. При выпуске продукции, к каждому изделию присваивается свой сертификат. Когда товар оприходывается в базу 1С, то к данной позиции нужно было ещё привязывать сертификат, который путем сканирования сохраняется на самом компьютере со своим индивидуальным номером под данный товар. При отгрузке клиенту данного товара необходимо было найти необходимый сертификат и вложить его вместе с Универсальным передаточным документом в электронное письмо и отправить клиенту.

Такая процедура создавала огромное неудобство работы с большим количеством позиций и документов, трудозатраты увеличивалось. Менеджерам компании приходилось задерживаться, чтобы все заявки успеть обработать. Директор штат сотрудников не хотел увеличивать. Поэтому данная компания столкнулась с проблемой быстрой обработки заказов клиентов и отправки отгрузочных документов, в связи с чем стала уменьшаться прибыль в компании от потери клиентов.

Было принято решение, совместно с главным бухгалтером Ириной Владимировной Костенко (она же –лицо принимающее решение) об изменения механизмов работы с прикрепленными файлами в программном обеспечении "1С:Управление торговлей 8", ред. 10.3, а именно:

1. Изменить механизм хранения файлов Номенклатуры в "1С:Управление торговлей 8", ред. 10.3: Типовым механизмом предусмотрено хранение файлов внутри базы как двоичные данные. Нужно было изменить механизм, на хранение гиперссылок - на файлы (Скриншот №1-№2). А также изменить саму процедуру добавления и открытия фалов через гиперссылки на каталог файлов.

2. В процедуру отправки Универсального передаточного документа по почте -добавить возможность отправлять прикрепленные файлы номенклатуры (Скриншот №3-№6). Изменить механизм хранения вложенных файлов в электронных письмах (должны сохраняться ссылками). Изменить механизм отправки прикрепленных файлов почты на гиперссылки (отправляется сами документы с сертификатами). Сделать хранение файлов для писем по аналогии нового механизма хранения файлов номенклатуры (Скриншот №7, №9).

3. Добавить функцию включения возможности печати прикрепленных файлов (PDF - формат) при выводе на печать Универсального передаточного документа (Скриншот №8).

Таким образом, реальная автоматизация данного процесса облегчило саму процедуру прикрепления сертификатов к товару и при отгрузке клиенту, по поступлении заявки, укоротило процедуру отправки писем с необходимыми документами. А также, дальнейшим их хранением в базе 1С. Что повлияло на повышенную эффективность работы менеджеров и привлечение новых клиентов с хорошими отзывами о данной компании, в соответствие чего и увеличение прибыли в компании.

Скриншоты: